¿Ya dispones de un canal de denuncias?

Consejos para que el proceso sea un éxito

Recordamos que la nueva Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, obliga a las personas físicas o jurídicas del sector privado que tengan contratados 50 o más trabajadores y a todas las entidades que integran el sector público a disponer de un sistema de gestión interno de información (lo que popularmente se conoce como canales de denuncia).

Las entidades obligadas tienen hasta el 13 de junio de 2023 para implantar o ajustar sus canales de denuncia a los requisitos de la nueva ley, salvo las entidades privadas con doscientos cuarenta y nueve trabajadores o menos y los municipios de menos de diez mil habitantes que disponen hasta el 1 de diciembre de 2023.

La nueva Ley pretende, por una parte, que las supuestas irregularidades cometidas en las organizaciones se investiguen internamente y no salgan al exterior y, en segundo lugar, proteger a las personas que comuniquen dichas infracciones. No obstante, se deja abierta la posibilidad a que las denuncias se comuniquen también a una Autoridad Pública Independiente de Protección al Informante (AAI), pendiente de constitución, para su traslado a las autoridades competentes. Por lo tanto, las empresas se enfrentan al reto de desarrollar sistemas internos atractivos y eficaces para que los trabajadores y sus grupos de interés lo utilicen de forma prioritaria y las comunicaciones no lleguen a la AAI.

A la hora de establecer el sistema interno de información, entre otros aspectos, se pueden tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. Es obligatorio consultar a la representación legal de las personas trabajadoras para definir el sistema. Es importante precisar que la ley no obliga a consensuar el modelo, aspecto que sí se requiere para otros asuntos como es el caso de los planes de igualdad.
2. No se cumple la Ley habilitando únicamente una dirección de correo electrónico como canal de denuncias, por ejemplo. El legislador plantea el establecimiento de un sistema de gestión que proteja tanto a los denunciantes como a los denunciados. Dicho sistema debe garantizar la confidencialidad, el cumplimento del reglamento de protección de datos o la ausencia de represalias a los informantes, entre otros aspectos.
3. Es recomendable realizar un análisis previo del contexto externo e interno de la organización (número de emplazamientos, países en los que opera, si es un grupo de empresas, cuántos canales están actualmente habilitados, etc.) e identificar los riesgos y oportunidades.
4. Cada organización ha de definir el alcance del sistema, es decir, qué tipo de denuncias se gestionan por el canal y cuáles no. La ley obliga a incluir, como mínimo, diferentes infracciones de la Unión Europea, los delitos del Código Penal Español y aquellas infracciones administrativas graves o muy graves. Pero esto no cubre todos los posibles incumplimientos (por ejemplo, el Código de Conducta o las infracciones administrativas leves), por lo que cada entidad debe reflexionar para decidir qué incluye en su sistema.
5. Una vez definido el alcance, se debe elaborar un protocolo de gestión de informaciones, que asigne responsabilidades y concrete los pasos a seguir para la recepción, admisión, investigación y respuesta a las comunicaciones recibidas.
6. La Ley requiere que el órgano de administración de la sociedad nombre un responsable máximo del sistema. Este responsable puede ser un miembro de la Alta Dirección o el responsable de cumplimiento normativo y su nombramiento se ha de comunicar a la AAI.
7. El sistema debe permitir la posibilidad que los denunciantes comuniquen las incidencias de forma anónima.
8. La implantación de la ley necesita que las personas implicadas en el proceso reciban una formación adecuada para que puedan desarrollar su trabajo de forma efectiva.
9. Una vez definido el sistema, se ha de comunicar y explicar su existencia a todo el personal de la organización. Es fundamental mostrar transparencia y aclarar todas las dudas que puedan surgir.

Es evidente que los plazos de implantación marcados por el legislador son muy cortos. Adicionalmente, todavía no está constituida la AAI, entidad que debe aclarar o precisar algunos aspectos ambiguos de la Ley. Por todo ello, las organizaciones se enfrentan a un nuevo reto: cumplir los plazos establecidos para evitar multas muy importantes (hasta 1 M de euros por no disponer del sistema) y disponer de un sistema eficaz, que garantice que todas las incidencias se traten internamente y no salgan a la luz pública.

Desde Baker Tilly Ecogesa creemos que lo importante es empezar a trabajar en el diseño del sistema, hacerlo bien, de una forma reflexiva, no obsesionarse con los plazos marcados por el legislador y evaluar si se requiere el soporte de una empresa especializada. En esta línea, nos ponemos a tu disposición para cualquier duda o soporte que requieras en el cumplimiento de esta nueva obligación legal.