Como recordarán, con el nuevo Reglamento de Facturación, que entró en vigor en 2013, el legislador (cumpliendo la finalidad marcada por la Directiva comunitaria) quiso dar un impulso importante a la factura electrónica.
Así, en relación con los medios de expedición de las facturas se recogía que las facturas podrían expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, siempre que permitiera garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.
Y de manera expresa el Reglamento recogía que debemos de entender por factura electrónica aquella factura que se ajuste a lo establecido en este Reglamento y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico.
Conforme a esta definición, una factura emitida en formato electrónico sería válida siempre y cuando garantizara la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido y su legibilidad desde el momento de su emisión y durante todo el período de conservación de esta. Los elementos de autenticidad e integridad podrían quedar garantizados, por ejemplo, mediante la firma electrónica, o mediante el intercambio electrónico de datos (EDI) o cualquier otro medio que el contribuyente hubiera comunicado previamente a la AEAT.
Ahora la Dirección General de Tributos, a través de la consulta V2891-18, ha venido a confirmar que:
- Una factura expedida y recibida en formato electrónico tendrá la consideración de factura electrónica, aunque hubiera sito emitida originalmente en papel y posteriormente digitalizada por el proveedor.
- Por el contrario, una factura que, habiendo sido emitida y expedida en papel por el proveedor, sea recibida en este mismo formato y posteriormente digitalizada por el receptor de esta para su conservación, no tendrá la consideración de factura electrónica.
Es decir, el hecho que le otorga a una factura en formato PDF el carácter de electrónica es el medio utilizado para su expedición y recepción: una factura en formato PDF expedida y recibida por e-mail, será una factura válida, con independencia de que no haya sido firmada digitalmente por el emisor de esta.
Por tanto, una factura emitida en papel que posteriormente, es escaneada, enviada por correo electrónico y recibida por su destinatario por este mismo medio, es considerada como factura válida a los efectos de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido y del Reglamento de facturación, aun cuando dicha factura no lleve la firma digital.
Tanto las facturas electrónicas como las facturas en papel deben reunir unos requisitos de garantía (deben garantizar la autenticidad de su origen y su integridad de su contenido). Dichos requisitos podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho. Un medio particular para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, que cita el Reglamento a título de ejemplo, es mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional de la empresa siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
Aunque el Reglamento cite este medio como ejemplo, siempre se puede escoger libremente el modo/medio de garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de las facturas.
En este sentido, la firma digital de las facturas electrónicas es solamente un medio para acreditar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica; y de ahí que la firma digital no sea un requisito necesario para que una factura en PDF sea válida.
En cuanto a la conservación de las facturas mediante medios electrónicos la consulta también nos recuerda los requisitos necesarios:
- La conservación se deberá efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
- Deberán ser conservados por medios que garanticen un acceso en línea a los datos, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de esta y sin demora injustificada. Se entenderá por acceso completo aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
Como vemos en los anteriores requisitos, no se exige la necesidad de conservar una copia en formato papel de las facturas recibidas electrónicamente. Ni tampoco se debe conservar copia en papel respecto las facturas recibidas en papel que hayan sido escaneadas para su conservación por medios electrónicos.
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