Nueva Normativa de la Seguridad Social Española para entidades sin representantes en España

La Seguridad Social española ha implementado un nuevo requisito para las entidades que carecen de representantes legales residentes en España.

Esta actualización es importante y requiere atención por parte de las organizaciones afectadas.

La Legislación Laboral Española y los Representantes Residentes en España

La legislación laboral española, en su artículo 16.3.2 del Real Decreto 1415/2004, establecía previamente que los sujetos pasivos de las cuotas de la Seguridad Social, que residieran fuera de España por más de 6 meses, debían designar un representante con domicilio en España. Esta disposición era obligatoria para cumplir con la Tesorería General de la Seguridad Social.

Los contribuyentes que residan en el extranjero durante más de seis meses de cada año natural estarán obligados a designar un representante con domicilio en España, a efectos de sus relaciones con la Tesorería General de la Seguridad Social.

Cambios Recientes y Requisito Imprescindible

Históricamente, este requisito no era considerado esencial y su incumplimiento no estaba sancionado. La falta de claridad en la redacción y la ausencia de control llevó a esta situación. Sin embargo, el Real Decreto 504/2022 ha introducido cambios en los procedimientos de alta de entidades empleadoras, haciendo que la designación de un representante residente en España sea ahora un requisito imprescindible para el proceso.

Futuras Regularizaciones y Responsabilidades

Aunque la Seguridad Social no ha aclarado cómo afectará este cambio a las entidades ya registradas, es previsible que busque regularizar la situación en los próximos meses. Esto podría incluir la obligación de informar sobre los representantes residentes en España. Por tanto, es crucial ser proactivo y anticipar estas medidas.

Responsabilidad Solidaria y Alternativas

Cuando las entidades tengan representantes fuera de España, es común designar a un empleado con funciones de alta responsabilidad para actuar como representante. Sin embargo, esta elección conlleva riesgos, ya que el empleado podría ser solidariamente responsable de las deudas con la Seguridad Social. Es importante entender que la Seguridad Social puede exigir responsabilidad a los representantes si hay falta de diligencia en la gestión de la empresa.

 Servicio de Representación y Requisitos

Ante la posibilidad de que los empleados se muestren renuentes a ser representantes, Baker Tilly ofrece un servicio alternativo de representación ante la Seguridad Social española. Para brindar este servicio, se deben cumplir tres requisitos básicos:

1. Informe Financiero Semestral: Para proceder, es esencial contar con un informe financiero semestral de la entidad que elija emplear nuestros servicios. Este informe debe demostrar que la empresa no enfrenta amenazas legales de disolución debido a pérdidas financieras. Requerimos los datos contables generales, como los balances anuales y las cuentas de pérdidas y ganancias de cada semestre. Esta revisión periódica es fundamental para salvaguardar nuestra posición como representantes y asegurarnos de que la entidad no esté en riesgo financiero.
2. Cláusula de Exención de Responsabilidad: Asimismo, es obligatorio que el cliente suscriba una cláusula de exención de responsabilidad. Esta cláusula exonera a Baker Tilly de futuras responsabilidades potenciales. En caso de que surja la necesidad de que Baker Tilly asuma cualquier deuda, el cliente, las empresas del grupo y sus administradores se comprometen a reembolsar los gastos en los que incurramos.
3. Cargo Mensual por Representación ante la Seguridad Social: Por último, se establecerá un cargo mensual que funcionará como cuota de representación ante la Seguridad Social. Este cargo cubrirá los servicios relacionados con esta representación y asegurará que todos los aspectos pertinentes estén manejados de manera adecuada.

Para obtener una información más completa de esta nueva normativa y cómo afecta a tu entidad, no dudes en contactar con nosotros. Estamos disponibles para responder a todas tus preguntas y proporcionarte asesoramiento específico según tus necesidades.

Tu tranquilidad y el cumplimiento adecuado de estas regulaciones son nuestra prioridad, y estamos aquí para brindarte la orientación necesaria en este proceso de adaptación.