Hasta ahora la incorporación de las nuevas tecnologías digitales en el ámbito notarial incluía algunos ejemplos como la firma electrónica notarial, que permite firmar documentos de manera digital con plena validez legal; la expedición de copias electrónicas de documentos notariales; y la implementación de plataformas electrónicas para la presentación y gestión de documentos, facilitando la comunicación entre notarios, otros organismos, clientes y otras partes involucradas.
El pasado 9 de mayo de 2023, se publicó en el BOE, la Ley 11/2023, de 8 de mayo, de trasposición de Directivas de la Unión Europea en materia de accesibilidad de determinados productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales; y por la que se modifica la Ley 12/2011, de 27 de mayo, sobre responsabilidad civil por daños nucleares o producidos por materiales radiactivos.
Entre las novedades que incluye la norma, destacamos las modificaciones referidas a la Ley del Notariado de 28 de mayo de 1862, que entrarán en vigor a los seis meses de su publicación en el Boletín Oficial del Estado, por su trascendencia en cuanto al avance hacia la digitalización notarial, agilizando y simplificando los trámites y procedimientos notariales.
Se permitirá así, la utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del Derecho de sociedades, que implica, entre otros actos, la autorización notarial, por videoconferencia, sin necesidad de desplazamiento a la Notaria, de determinados actos y negocios jurídicos de carácter mercantil que se detallan en el nuevo artículo 17 ter que se introduce a la norma. En líneas generales, los actos notariales que se pueden realizar por videoconferencia son los siguientes:
- Pólizas mercantiles.
- Constitución de sociedades de responsabilidad limitada con aportaciones dinerarias y mediante un instrumento de pago electrónico.
- Cualquier escritura mercantil. La norma señala de forma específica que el cese y nombramiento de administradores o el otorgamiento de poderes se podrán realizar por videoconferencia.
- Actas de Junta General cuando se requiera la presencia de Notario.
- Legitimación de firmas de forma telemática.
Este avance en la digitalización notarial implicará grandes ventajas, como la simplificación en los trámites notariales, la posibilidad de poder realizar los procedimientos notariales a distancia, reducción de costes (papel, desplazamientos, etc… y tiempos (el Consejo General del Notariado estima que, de esta forma, se podrían llegar a autorizar y firmar de forma electrónica más de 3.200.000 documentos notariales al año).
Los notarios siguen desempeñando un papel fundamental en aras a la garantía de la autenticidad, integridad y validez legal de los actos y documentos notariales, ya que la seguridad informática de estos procedimientos telemáticos quedará garantizada por el uso de la firma electrónica cualificada de los propios notarios.
Desde Baker Tilly ayudamos al cliente a fin de agilizar la ejecución del acto jurídico que requiere autorización notarial y cuya presencia no es necesaria.
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