El día 1 de diciembre de 2023 finaliza el plazo para que las empresas con más de 50 trabajadores implementen un sistema de denuncias.
Como hemos compartido en nuestros webinars y artículos a lo largo de este año, se acerca una fecha crucial: el 1 de diciembre de 2023, que marca el final del plazo para que todas las empresas con más de 50 trabajadores y las administraciones públicas implementen un sistema interno de denuncias, conforme a lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, que regula la protección de personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción, conocida como la 'Ley 2/2023'. El plazo para implementar un canal de denuncias interno, o para adaptar los existentes a esta ley, ya se venció el 13 de junio para las entidades públicas y privadas con más de 250 trabajadores, así como para los municipios con más de 10.000 habitantes.
La nueva normativa promueve activamente el uso de canales de denuncias internos seguros, garantizando la confidencialidad, para que los empleados puedan denunciar posibles infracciones o conductas indebidas dentro de su entorno laboral. Este mandato, incluido en la normativa, tiene como objetivo reforzar los mecanismos de prevención y detección de irregularidades dentro de las organizaciones.
Establece estándares mínimos para proteger a los denunciantes y fomentar la creación de entornos de trabajo donde la integridad y la honestidad son valores esenciales. La implementación de esta Ley marca un paso significativo hacia una cultura empresarial más ética y responsable.
A continuación, como recordatorio, resumimos los requisitos esenciales que debe cumplir un canal de denuncias:
Sujetos obligados
- Entidades del sector privado con 50 o más empleados.
- Entidades del sector público.
- Partidos políticos sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.
Sin perjuicio de lo anterior, la Ley también afecta a los canales de denuncia actualmente en funcionamiento en las empresas, con independencia del número de empleados.
Características y requisitos indispensables del canal de denuncias interno
- Accesibilidad: El canal de denuncias debe de ser fácilmente accesible para la plantilla, y asegurar que se facilita información clara y transparente.
- Anonimato: Asegurar el anonimato del informante, del denunciado y de los testigos, y garantizar la confidencialidad de sus datos.
- Prohibición de represalias: Los empleados deben estar protegidos contra represalias por presentar denuncias de buena fe. La empresa debe tener políticas claras que prohíban cualquier forma de represalia.
- Responsable: Será obligatorio asignar una persona de contacto para mantener la comunicación con el denunciante y realizar un seguimiento sobre el estado de la denuncia.
- Acuse de recibo: Enviar el acuse de recibo al informante (denunciante) en un plazo máximo de siete días naturales desde la recepción de la denuncia.
- Plazo de respuesta razonable: Responder a la denuncia en un plazo máximo de tres meses a partir del acuse de recibo o, del vencimiento del plazo de siete días después de hacerse la denuncia. Esto salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo. En este caso, podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
- Permitir el acceso externo desde fuera de la propia red corporativa. No solo los trabajadores internos tienen derecho a denunciar. El canal debe ofrecer la posibilidad de ser utilizado por cualquier contraparte interesada para la empresa.
- Gestión del canal por un tercero externo. La Ley prevé que el canal de denuncias pueda ser gestionado por un tercero que garantice la confidencialidad y la independencia del canal.
- Cumplimiento normativo. Dando cumplimiento a la Ley 2/2023.
Sanciones
Las sanciones económicas previstas por no disponer de este sistema de canal de denuncias son muy importantes, pudiendo oscilar hasta los 300.000 euros si se trata de personas físicas, y hasta 1.000.000 de euros para las personas jurídicas.
Es esencial que las empresas completen la implementación de su sistema interno de comunicación. La planificación adecuada, la formación de empleados y la divulgación de información sobre estos canales internos son pasos cruciales en el proceso de adaptación a la Ley 2/2023. Contamos con un equipo de expertos en programas de cumplimiento normativo, con dilatada experiencia en el diseño, implementación y gestión de canales de denuncia, que además dispone de una plataforma para gestionar las comunicaciones dando cumplimiento a los requerimientos de la normativa.
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