Gastos deducibles en la renta

¿Potencialmente todos y ninguno?

Una de las figuras más extendidas en nuestro tejido empresarial es la figura del “autónomo” – denominación con la que comúnmente se conoce a la persona física que desarrolla una actividad económica/profesional, por sí mismo (sin mediar una estructura societaria/asociativa)–; y, como sabemos, los frutos del desarrollo de dicha actividad tributan en el IRPF por diferencia entre la facturación realizada y los gastos que puedan ser deducibles.

Pero… ¿qué gastos pueden ser deducibles? … pues como veremos en realidad deberíamos concluir que todos y ninguno a la vez o, mejor dicho, ÚNICAMENTE serán deducibles los que se pueda acreditar, inequívocamente que cumplen TODOS los requisitos adjuntos:

• Que estén DIRECTAMENTE correlacionados con la obtención de ingresos
• Que se incurre en ellos, siempre y EXCLUSIVAMENTE, en beneficio de la actividad económica/profesional (sin atisbo de un uso “particular” de los mismos)
• Son “PROPORCIONADOS” en relación con la actividad desarrollada
• Se han REGISTRADO en la contabilidad o en los libros registro obligatorios

Si el lector estaba esperando un listado detallado y exhaustivo de los gastos deducibles, lamentamos defraudarle, pues desdichadamente no es posible determinarlo y dependerá del caso concreto de cada contribuyente (tanto de su actividad, y de lo que pueda llegar a probar).

Principalmente porque la normativa no lo determina detalladamente, pero además porque “Hacienda” es cada vez más restrictiva y finalmente debido a que la doctrina y jurisprudencia establecen simplemente “criterios generales de actuación” y, a partir de aquí … lo primordial será lo que pueda probar el contribuyente (por cuanto que será quien en última instancia – y ante la previsible negativa de la Administración – deberá hacer valer su “derecho a la deducibilidad” demostrando que el gasto cumple con todos los requisitos mencionados).

En este sentido las últimas modificaciones normativas y jurisprudenciales nos llevan a concluir que:

• A diferencia de lo que ocurría anteriormente, podremos deducirnos gastos aún sin tenerlos soportados por una factura à Por cuanto que los gastos deberán justificarse, de forma prioritaria, mediante factura (art. 106 LGT) … “de forma prioritaria” no es igual a “únicamente” … si bien les seguimos recomendado tener la factura en todos los supuestos en los que sea posible.
• Pero, “lamentablemente”, que tengamos una factura y su medio de pago, no significa que ya podamos deducirlos en cualquier caso à ÚNICAMENTE serán deducibles los gastos que estén CORRELACIONADOS con los ingresos de la actividad, los que se han producido EFECTIVAMENTE (no simulados) y que sean en BENEFICIO de la actividad económica.
• Que hayamos registrado-contabilizado un gasto, no significará automáticamente que sea deducible pero, en sentido contrario, si no se registrase no cumpliría uno de los requisitos para la deducibilidad.
• Que la normativa parece que “establece principios” para determinar lo que NO es deducible, pero no principios para determinar lo que sí que lo es inequívocamente.
• Que en última instancia cobra gran importancia el elemento “prueba”, todo girará entorno a lo que podamos acreditar, por cualquier medio de prueba admitido en derecho; … si bien somos conscientes que en algunos supuestos será francamente complicado documentar la vinculación del gasto a la obtención de ingresos y demostrar la afectación “exclusiva” del bien o servicio adquirido al ámbito de la actividad económica y ninguna afectación a la esfera particular del contribuyente.
• Y lo más preocupante, que en última instancia estaremos a merced de la interpretación que, de nuestro caso, realice el Servicio de Gestión o Inspección de Tributos (y muchas veces más el primero – al que no veremos y al que no tendremos ocasión de persuadir – que al segundo).

De lo que antecede, no obstante, sí que podemos diferenciar los gastos de la actividad económica entre:

• Los más “pacíficos”: compras de existencias, salarios y cotizaciones del personal, la propia cuota del RETA, arrendamientos del local en el que se desarrolla la actividad, reparaciones y amortizaciones del inmovilizado exclusivamente afecto, suministros del local en el que se desarrolla la actividad, publicidad, seguros, comisiones bancarias, etc.
• Los más controvertidos: manutención y hospedaje –atender a los límites determinados normativamente- consumos que a su vez pueden ser profesionales y privativos (como la telefonía) o gastos por el uso de vehículos –recordar que, en el IRPF, la deducción de los vehículos es únicamente o “blanca o negra”. O es deducible al 100% (por ser vehículos de carga, de comerciales etc) o no es posible su deducibilidad en absoluto… y en este segundo grupo entran todos aquellos turismos que tengan un uso compartido empresarial-privativo. Nota: para acreditar este tipo de gastos, resulta recomendable utilizar una base de datos que controle los desplazamientos, los gastos afectos a cada desplazamiento, conservar mails que detallen las citas que provocan el desplazamiento, guardar tarjetas de visita, etc. En general, documentarlos conforme se van produciendo… si bien la experiencia práctica con los órganos de la administración es que el uso de vehículos se convierta en una “prueba diabólica” … por cuanto nada parece contentar a Hacienda para acreditar un uso “exclusivamente empresarial” de los mismos.
• De imposible deducción: multas, sanciones, donativos, liberalidades y TIQUES.

La actuación más prudente, previa a la deducibilidad de cualquier gasto, se inicia con una exhaustiva revisión del mismo, de su soporte documental y de su vinculación a la actividad; siempre con la mirada crítica que tendría un inspector de Hacienda … y más con la premisa de que “esa revisión” se puede retrotraer a los 4 ejercicios no prescritos, y que cualquier gasto que se “anule”, está afectado por el tipo marginal máximo de ese contribuyente (pudiendo llegar al 48% o más en función de la Comunidad Autónoma de residencia) al que se sumarán sanciones (proporcionales a los gastos anulados) e intereses de demora.