Canales éticos obligatorios en empresas para evitar sanciones

¿Está tu empresa preparada para cumplir con la Ley 2/2023?

¿Cuál es el marco legal de los canales de denuncia?

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, obliga desde el 1 de diciembre del año 2023 a las personas físicas o jurídicas del sector privado que tengan contratados 50 o más trabajadores y a todas las entidades que integran el sector público a disponer de un sistema de gestión interno de información (lo que popularmente se conoce como canales de denuncia).

¿Cuáles son los objetivos de la Ley 2/2023?

La nueva Ley tiene un enfoque eminentemente preventivo, ya que pretende que las supuestas irregularidades cometidas en las organizaciones se investiguen internamente y no salgan al exterior. Asimismo, prioriza la protección de las personas que comuniquen dichas infracciones. 

¿Cuáles son los aspectos clave de la Ley?

Algunos de los puntos básicos que marca la nueva Ley son los siguientes:

• Las organizaciones afectadas deben implantar un sistema interno de información.
• Es obligatorio consultar a la representación legal de las personas trabajadoras para definir el sistema.
• El órgano de administración de la sociedad debe nombrar un responsable del sistema y notificarlo a las autoridades competentes. 
• El sistema debe permitir comunicar todas aquellas irregularidades recogidas en la Ley que están relacionadas con infracciones de la Unión Europea, los delitos del Código Penal Español, así como las infracciones administrativas graves o muy graves.
• Se debe elaborar una política y un protocolo de actuación, que asigne responsabilidades y concrete los pasos a seguir para la recepción, admisión, investigación y respuesta a las comunicaciones recibidas.
• El sistema debe permitir la posibilidad que los denunciantes comuniquen las incidencias de forma anónima.
• El sistema debe garantizar la confidencialidad, el cumplimiento de la normativa de protección de datos y la ausencia de represalias, entre otros aspectos.
• Una vez definido el sistema, se ha de informar y explicar su existencia a todo el personal de la organización y a los grupos de interés.

¿Cómo están reaccionando las empresas?

En nuestro contacto directo con las organizaciones, nos encontramos diferentes realidades. 
Por una parte, las empresas que disponen de un sistema de gestión de compliance (principalmente, grandes empresas u organizaciones más reguladas) están sensibilizadas en lana cultura de cumplimiento; estas entidades ya contaban con un canal de denuncias y sus esfuerzos se han concentrado en adaptar el sistema que tenían implantado para cumplir con la ley. Lógicamente, han tenido y siguen teniendo dudas al respecto, pero cumplen sin mayores problemas.

El resto de las organizaciones (normalmente pymes que no disponen de un sistema de gestión de compliance formalizado) adoptan diferentes reacciones. 

Algunas de ellas han decidido no adaptarse a la ley y están expuestas a fuertes multas. Recordamos que, en caso de incumplimiento, la Ley prevé sanciones de hasta 1 millón de euros por no disponer del sistema. 

Otro bloque de empresas se ha adaptado a niveles de mínimos. No creen en la cultura de cumplimiento, pero tampoco desean exponerse a riesgos importantes, por lo que han contratado un proveedor de servicios externo que les ha adecuado el sistema a la ley, cumplen formalmente con esta nueva obligación y no quieren complicarse más la vida.

Finalmente, nos encontramos a otro grupo de entidades con una cultura ética y de cumplimiento que se esfuerzan en cumplir con todas las obligaciones legales, aunque tengan recursos limitados. Estas últimas organizaciones no sólo han implantado el canal de denuncias, sino que han elaborado su plan de igualdad, cuentan con un Código de Conducta, etc.

¿Conocemos cuántas empresas están cumpliendo?

En Cataluña se estima que hay más de 10.000 empresas con más de 50 personas trabajadoras y que, por lo tanto, deben tener implantado un sistema interno de información. Según la información facilitada por la Oficina Antifrau de Catalunya (órgano competente) poco más del 20% de las empresas afectadas habían comunicado a dicha entidad qué persona habían designado como responsable del sistema, uno de los requisitos básicos recogidos en la Ley 2/2023. Como vemos, pues, la gran mayoría de organizaciones obligadas aún no se han puesto al día.

¿Cuáles son las principales dificultades que se encuentran las organizaciones?

En general, a pesar de los esfuerzos de comunicación realizados, las organizaciones obligadas tienen un gran desconocimiento sobre la existencia de esta nueva obligación. Por otra parte, aquellas organizaciones que han oído hablar de la Ley 2/2023 no conocen en detalle todos sus requisitos y consideran que ya están cumpliendo cuando la realidad es bien diferente. Por ejemplo, hay empresas que disponen de una dirección de correo electrónico habilitada como canal de denuncias, creyendo que con ello ya cumplen, cuando este sistema no garantiza algunos de los aspectos clave requeridos por la Ley como puede ser el anonimato o la confidencialidad. 
Otras barreras que hemos detectado que frenan la implantación de los sistemas internos de información son la limitación de recursos (principalmente en pymes) o el miedo a que se reciban muchas denuncias.

¿Qué recomendamos desde Baker Tilly?

Desde Baker Tilly animamos a todas las entidades obligadas que aún no lo han hecho a que se pongan en marcha para dar cumplimiento a la Ley 2/2023. Es cierto que algunos puntos de la citada Ley aún deben ser aclarados, pero, sin duda, es un paso adelante para que las organizaciones interioricen la necesidad de actuar de una forma ética y transparente si quieren mantener su competitividad en el mercado. En dicha línea, nos ponemos a su disposición para cualquier duda o soporte que requieran al respecto.