Canales de denuncia obligatorios para las organizaciones

Recordamos que el 1/12/2023 es la fecha máxima para la implantación de canales de denuncias

Esto afecta a empresas con más de 50 personas trabajadoras y para todo el sector público.

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, obliga a las personas físicas o jurídicas del sector privado que tengan contratados 50 o más trabajadores y a todas las entidades que integran el sector público a disponer de un sistema de gestión interno de información (lo que popularmente se conoce como canales de denuncia).

Las entidades que cuenten con una plantilla comprendida entre 250 y 50 trabajadores disponen hasta el 1 de diciembre de 2023. Las organizaciones con más de 250 personas trabajadoras tenían de plazo hasta el pasado 13 de junio de 2023.

La nueva Ley pretende, por una parte, que las supuestas irregularidades cometidas en las organizaciones se investiguen internamente y no salgan al exterior y, en segundo lugar, proteger a las personas que comuniquen dichas infracciones. No obstante, se deja abierta la posibilidad a que las denuncias se comuniquen también a canales externos de la Administración Pública. En Cataluña, la entidad competente designada es la Oficina Antifraude de Catalunya.

En caso de incumplimiento, la Ley prevé multas muy importantes. En concreto, se plantean sanciones de hasta 1 M de euros por no disponer del sistema.

Algunos de los aspectos clave que marca la nueva Ley son los siguientes:

• Es obligatorio consultar a la representación legal de las personas trabajadoras para definir el sistema. 
• No se cumple la Ley habilitando únicamente una dirección de correo electrónico como canal de denuncias, por ejemplo. El legislador plantea el establecimiento de un sistema de gestión que proteja a los denunciantes y que garantice la confidencialidad, el cumplimiento del reglamento de protección de datos o la ausencia de represalias, entre otros aspectos. 
• La Ley requiere que el órgano de administración de la sociedad nombre un responsable del sistema. Este responsable puede ser un miembro de la Alta Dirección o el responsable de cumplimiento normativo. 
• Cada organización ha de definir el alcance del sistema, es decir, qué tipo de denuncias se gestionan por el canal y cuáles no. La ley obliga a incluir, como mínimo, diferentes infracciones de la Unión Europea, los delitos del Código Penal Español y aquellas infracciones administrativas graves o muy graves. 
• Una vez definido el alcance, se debe elaborar una política y un protocolo de gestión de informaciones, que asigne responsabilidades y concrete los pasos a seguir para la recepción, admisión, investigación y respuesta a las comunicaciones recibidas. 
• El sistema debe permitir la posibilidad que los denunciantes comuniquen las incidencias de forma anónima. 
• Una vez definido el sistema, se ha de informar y explicar su existencia a todo el personal de la organización y a los grupos de interés. 

Muchas organizaciones que conocían la nueva obligación legal han dejado esta carpeta abierta hasta después de vacaciones y se van a concentrar en la definición e implantación de su sistema interno de información durante el último cuatrimestre del año. También es cierto que hay otras organizaciones que aún desconocen la existencia de la Ley 2/2023 y las implicaciones que conlleva.

Desde Baker Tilly Ecogesa animamos a las entidades obligadas a que se pongan en marcha para dar cumplimiento a la Ley 2/2023 y nos ponemos a su disposición para cualquier duda o soporte que requieran en el cumplimiento de este nuevo requisito legal.